Privatlivspolitik

Personoplysninger er enhver information om en identificeret person.

Personoplysninger er opdelt i identificerede personer og identificerbare persondata, som er alle former for data, der i et omfang kan relateres til dig.

1.Dataansvarlig

Trekroner Idrætsforening 98’s behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige Trekroner Idrætsforening 98 er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysnin-ger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Trekroner Idrætsforening 98
C/O Anette Rasmussen
Trekronervejen 293
9690 Fjerritslev
CVR: 12812906

Du er velkommen til at kontakte os  trekroner@mail.com. Skriv “Privatlivspolitik” i emnelinjen. Du kan skrive til os, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, hvis du vil gøre krav på dine rettigheder, hvis du ønsker at ændre eller slette dine registrerede personoplysninger om dig, eller hvis du har spørgsmål i forhold til vores privatlivspolitik.

2.Behandling af personoplysninger

2.1 Vi behandler følgende personoplysninger

2.1.1 Medlemsoplysninger:

1. Almindelige personoplysninger:
   Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, tøjstørrelse, rettighed til brug af billeder.
2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse.

2.1.2 Oplysninger om ledere og trænere:

1.Almindelige personoplysninger:

– Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse;
– Andre oplysninger om tillidsposter, tøjstørrelser, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.

2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
– CPR-nummer
– Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneat-test

2.1.3 Oplysninger om besøg på hjemmesiden

Når du besøger vores hjemmeside ( https://tif98.dk/) så anvender vi cookie for at hjemmesiden kan fungere, hvilket du kan læse mere om i vores cookiepolitik.

Du kan til enhver tid afvise brugen af cookies. Du kan gøre dette ved at ændre de relevante indstillinger i din browser. Instruktioner kan findes her: Simsoft slette cookies side

Hvis du sletter eller blokerer cookies vil annoncer kunne blive mindre relevante for dig og optræde hyppigere. Du kan desuden risikere at websitet ikke fungerer optimalt samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til.

2.2 Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
– Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn.
– Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.

2.3 Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:

1.  Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
2.  At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
3.  Behandling efter lovkrav
4. Behandling med samtykke

2.4 Formålene

2.4.1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:

1. Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
2. Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
3. Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
4. Levering af varer og ydelser du har bestilt.
5. Administration af din relation til os.

2.4.2 Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

1.  Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen.
2. Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
3. Opfyldelse af lovkrav.
4.  Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende.
5. Administration af din relation til os.

2.5 Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvej-ningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legi-time) interesser som:
• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillin-ger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., her-under i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktivi-teter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan mod-tage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige med-lemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år be-handles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

3.Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

4.Tredjelandeoverførsler

Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS. 

I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, forudsat at de kan sikre tilstrækkelig beskyttelse af dine personoplysninger og tilhører sikre tredjelande.

5.Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagel-se og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

6.Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi be-handler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

1.  Medlemmer:
   Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
   • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige med-lemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
2. Ulønnede ledere og trænere:
   Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
   • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige med-lemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
   Lønnede ledere og trænere:
   Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
   • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
   • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
   Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

7.Behandlingssikkerhed

Vi holder behandlingen af personoplysninger sikker ved at have indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

Vi har lavet risikovurderinger af vores behandling af personoplysninger, og har herefter indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at øge behandlingssikkerheden.

En af vores vigtigste foranstaltninger er at holde vores medarbejdere opdaterede om GDPR via løbende awareness træning, GDPR kursus, samt ved at gennemgå vores GDPR-procedurer med medarbejderne.

8. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os, så vi kan hjælpe dig med dette.

8.1 Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

8.2 Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

8.3 Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

8.4 Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

8.5 Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

8.6 Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Når vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage. 

9. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Kontaktoplysninger:

Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Phone: +45 3319 3200
E-mail: dt@datatilsynet.dk